2023-07-15
個人で経営しているお店などでは、商品の在庫をエクセルで管理していることも多いと思います。
このブログでは、エクセルを活用して在庫管理を行いたい人向けに、５つのコツを紹介します。
在庫管理では、購入した商品の個数や使用した数の記入など、様々な値を入力することになります。
その際、先月在庫数からそれらの増減を計算することになりますが、手計算していては時間がもったいないですし、計算ミスにつながることが多くなってしまいます。
また、コピペを多用する際も注意が必要です。
自分では正しいセルの値をコピーしたつもりが、誤って違うセルの値をコピペしてしまう危険性があります。
そのようなミスを防ぐため、手計算やコピペではなく、必ずエクセルの関数を利用して、自動で計算したり、他セルの値を取得するようにしましょう。
エクセルの１つのシートに様々な種類の情報をまとめると、あらゆる情報が一目でわかり、良さそうな気がしますが、実は非常に使いにくいです。
なぜかというと、エクセルは情報の種類を増やせば増やすほど、列数が増え、横方向にスクロールする必要が出てきます。
しかし、マウスのホイールでは、縦方向にしかスクロールできないため、横方向はエクセルのスクロールバーをドラッグする必要があります。
いちいち、そのような操作をするのはめんどくさいですよね？
そのため、見やすさと使いやすさを考えると、１シート１テーマにし、シート間は関数を利用することで連携するのがベストです。
お店で扱う商品が増えることは良くありますよね。
その際、必ず新しいシートの作成や関数の埋め込み作業が大量に発生してしまいます。
特に単票タイプといわれる形式で在庫管理をしている場合、新しい商品の単票を作成したうえで、エクセルの関数を特定のセルに埋め込む作業が必要になります。
そのような手間を防ぐため、単票のテンプレを１つ作成し、新しい商品が増えるたびにそのテンプレをコピーするようにしましょう。
同じ作業を何度も行う必要がなくなり、非常に便利です。
仕入れと在庫を別ファイルで管理するなど、複数のファイルで在庫管理を行う場合、年々ファイル数が多くなってしまいます。
そうなってしまっては、管理がしづらいですよね？
できたら、１ファイルにまとめて、タイトルに「在庫管理_2023」などのように、年数を記入しておくと、後から見返すときに便利です。
上級者向けですが、せっかくエクセルで在庫管理しているのに、自動化の仕組みであるVBAを活用していないのは、非常にもったいない。
VBAとは、簡単にいうと、エクセルの機能を拡張できるプログラミング言語のことです。
このVBAを活用することで、各種計算の自動化や単票テンプレの自動コピーなどを行うことができます。
エクセル起動時にプログラムを実行したり、ボタンを押すことでプログラムを実行したりなど、プログラム起動タイミングも柔軟に設定できるので、非常に自由度が高いことが特徴です。
エクセル上で繰り返し行う作業は、VBAによる自動化で9割近く減るといっても過言ではありません。
そのため、VBAを学ぶ時間がある方は、繰り返し作業をコツコツと自動化していくようにしましょう。
また、日々の仕事が忙しく時間がない方も、自動化の効力は凄まじいものがあるので、「プロに外注する」「VBA実装済みのエクセルを購入する」などを検討することをおすすめします。
株式会社Enjigraphでは、自作エクセルに比べ、40％近く作業時間を削減できる「在庫管理エクセル（マクロ自動化ver）」を提供しています。
「商品管理表」「仕入れ管理表」「在庫管理表（月別）」、各月の「在庫表」、各商品の「仕入れ表」を１つのエクセルに集約。
各シートはマクロで自動で連携するため、最小限の操作で簡単に在庫を管理することができます。
ご購入いただいた方から「計算ミス・コピペミスがなくなるので、安心」「在庫管理にかかる時間・労力が節約され、本業に集中でき、助かる」などのお声をいただいています。
ぜひ、ご活用ください！
